但是电子邮件也可能会占用大量时间。当错误地使用它时，通常会发生这种情况。许多人向您发送您不需要的电子邮件，主题行不反映内容，并且用多余的词表达。但这也可能是您自己的错，例如，如果您没有正确处理电子邮件或滥用收件箱作为“待办事项"或“阅读清单"。事实是，您可以通过改善习惯并严格采用一些关键的电子邮件效率提示来更快地处理电子邮件。
计划电子邮件时间
If you dread tending to your emails or if you regularly spend way too much time clearing your inbox, try committing to a schedule. Some people recommend doing emails for a set time twice a day. Scheduling time is smart because it creates the time frame and space of mind to concentrate on getting the task done. Besides, you will figure out how much time you really spend with emails.
每天仅检查电子邮件两次不会不能为每个人工作。如果您需要全神贯注并全天检查几次电子邮件，除了在早上和晚上检查和处理电子邮件外，还需要每小时给自己几分钟时间。这些简短的电子邮件冲刺是响应紧急电子邮件或响应您首先需要为其获取信息的电子邮件的机会。
该主意是……
这种心态可帮助您集中精力并提高工作效率。将其与本文中所有其他电子邮件效率提示结合使用，您将很快以前所未有的速度加快电子邮件的处理速度。
处理您打开的每一封电子邮件
打开的每一封电子邮件都需要您以一种或另一种方式行事。立即执行此操作可节省时间，因为您无需再次处理该电子邮件。您还将每天至少清洁一次收件箱，这是一种解放的感觉。
对于您打开的每封电子邮件，请尽可能立即采取行动，或在必要时安排任务，然后存档或删除该电子邮件。立即采取行动可能意味着您迅速做出反应，打个简短电话，将日期转移到日历中，将任务添加到“待办事项"列表中，归档电子邮件或任何内容以供日后阅读。每当您无法做出响应或立即采取行动时，请草拟响应并安排任务以解决您需要做的任何事情。无论如何，请将所有电子邮件从收件箱中取出。
请注意，在Gmail中，每封电子邮件都有一个唯一的URL。现在，不要用它来标记您的电子邮件！而是，将链接添加到“待办事项"列表或日历条目上的相应任务。这比跟踪收件箱中的电子邮件要好得多。
要充分利用您的时间……
过滤和标记电子邮件
许多人将电子邮件保留在其收件箱中，因为他们不知道一种更好的跟踪方式。它会导致混乱，随着时间的流逝，实际上很难找到东西。在Gmail中，您可以使用强大的搜索功能轻松找到任何电子邮件。另外，如果您必须将电子邮件保留在收件箱中或将它们分类到文件夹中以供日后检索，则可以为电子邮件添加标签以快速找到它们。您会定期收到有关电子邮件类型的信息（例如，论坛通知或时事通讯订阅），并根据发送到的电子邮件地址过滤电子邮件。通过将这些电子邮件定向到它们自己的专用文件夹，它们将永远不会阻塞您的收件箱，您不会浪费时间来处理它们，并且您仍然可以在有时间的时候阅读它们。
管理您的电子邮件是为了……
减少收件电子邮件
在开始清除收件箱时每天，您会注意到不需要哪些电子邮件。您不必为电子邮件设置过滤器，而是不想真正接收或根本没有时间阅读，采取行动。这可能意味着您取消订阅从未读过的新闻通讯，告诉朋友不要再转发您的漫画，或要求同事仅在重要电子邮件中抄送您。
简而言之，处理不必要的电子邮件，取消订阅
设置示例：保持自己的电子邮件清晰明了
撰写精美的电子邮件需要花费一些时间。而且读取和处理它需要时间。节省您自己和其他人的时间，学习使您的电子邮件清晰明了。
这从一个好的主题行开始。确保它清楚地反映了您电子邮件的内容。如果您在每封电子邮件中坚持一个主题，这将变得更加容易。最后，让您的电子邮件简短。我不建议您采用一句话政策，但日常工作电子邮件应简短。在发送之前，请认真思考并提取您要交流的内容。
如果收件人包含以下内容，您将喜欢您的电子邮件……
使用罐头回复
如果收到的电子邮件或多或少都需要一个相同的响应，请创建一个模板并设置一个罐头响应。这样可以节省大量时间，并且使用Gmail非常容易。我们撰写了整篇文章，内容涉及如何通过罐装回复更快，更好地通过电子邮件发送邮件。
使用键盘快捷键
大多数电子邮件程序都提供键盘快捷键。例如，Gmail具有用于回复（a），删除（SHIFT + 3）或存档电子邮件（a）的快捷方式。我们在此处汇总了有用的Gmail快捷方式的PDF摘要。请注意，您可能必须启用键盘快捷键。花几分钟时间学习所选电子邮件客户端的键盘快捷键，您将每天更快地处理电子邮件。
这里有更多电子邮件效率提示，可帮助您更有效地使用电子邮件。
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结论
电子邮件是一种交流工具，应该为您服务，而不是控制您的生活。明确说明您希望使用此通信工具实现的目标，如何度过时间，自动执行或消除介于您之间并快速处理电子邮件的任何内容。如果操作正确，清除收件箱不需要花费很多时间。而且，一旦您的日常工作变得井井有条，您就不必担心在进行更重要的工作时会花几个小时或一天不检查电子邮件。您会知道，您的例行程序会让您立即浏览充斥的收件箱。
您是否有我错过的任何电子邮件处理提示？
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