在本文中，我将仔细研究Outlook客户端本身以及一些人们经常成为受害者的常见Outlook错误。幸运的是，有一些内置的工具可用来尝试保护自己免受工作中的错误的困扰，这会使您花费很长的时间来生活。
其中有哪些？错误？敲打其中一封电子邮件中的“ 全部答复"并彻底弄傻自己怎么样？在对老板发热情的情况下快速写一些东西，以致您在单击“发送"后立即感到完全遗憾，该怎么办？有很多情况可能与这些情况有关，并且很多人都有自己的电子邮件恐怖故事。因此，微软会嵌入一些重要的工具来防止这些常见的Outlook错误是有道理的。
电子邮件的危险
我要处理的三个电子邮件危险在本文中进行介绍–发送您感到遗憾的电子邮件，将其发送给错误的人，最后发送给所有人有罪的旧的答复错误。
你知道吗，我们都有那些日子。您还会收到老板或同事发送的另一封电子邮件，只是用错误的方式来打扰您。您的早晨过得很糟糕，或者您还没有喝完第一杯咖啡，所以您打了回音，只是用一封可怕的电子邮件释放了所有的沮丧和愤怒。
5分钟然后输入几个诅咒字词，您便完成了该电子邮件，几乎没有暂停，然后单击“ 发送"。然后，在满意地坐了大约三或四秒钟后，它开始对您所做的一切以及可能产生的后果产生曙光。您意识到自己的胃有些下沉，您真的不应该发送它。
不用担心，Outlook附带了一个非常酷的工具来处理这种事情–除非您必须这样做它是在您的客户之前发生的，这是您的情感错误，而不是之后的错误。我称之为“电子邮件延迟保险"。要启用它，只需单击“ 文件"，“信息"，然后单击“ 管理规则和警报"。
这里要做的是创建一条规则，将所有外发电子邮件延迟5分钟。这为您提供了一些“冷静"保险，这样您就可以防止在错误发生之前将其发生。
在“电子邮件规则"屏幕上，单击“ 新规则" …"
然后单击“ 对我发送的邮件应用规则"。单击“ 发送"按钮后，这会将延迟应用于您发送的每一封电子邮件。
在“规则向导"的下一步中，您可以选择限制此限制的外发消息数。例如，它可能只是重要的消息，或者消息的正文中带有某些单词（也许正在检查您想使用的某些选择诅咒单词？）
在此示例中，我将只需将其应用于所有外发邮件，然后单击下一步，然后单击警告消息的“是"。
最后，选择“ 延迟发送几分钟" "，点击“ 一个数字"链接，然后将延迟时间设置为您认为需要花一些时间才能冷静下来并取消消息，然后再实际发送。
在最后一步，您可以将例外应用于此规则，以便它不会延迟发送给某些人的消息（例如）。例如，我知道我几乎可以给我的好友约翰写任何我想写的东西，而他不会生我的气。毕竟，我们是最好的伙伴–因此，对于那些邮件的电子邮件地址在“收件人"字段中的邮件，我将作一个例外。
命名延迟规则，您可以
现在，每次发送电子邮件时，它将在发件箱中停留5分钟。因此，如果您在一分钟左右后决定发送电子邮件实际上是一个巨大的错误，则可以进入发件箱并删除邮件-避免发生重大危机。
人们经常犯错误。快速向人们发送电子邮件时-您可能自己经历过。您将向例如Ryan Dube的朋友发送电子邮件。因此，您输入“ ry"，然后从Exchange服务器全局联系人列表或个人联系人列表中出现三个匹配的名称。
由于您太急了，您不小心选择了 “ Bryan Dube "，然后继续撰写有关您在拉斯维加斯的周末逍遥游的文章。您仔细地详细说明了您在该处所做的所有事情-您知道应该在拉斯维加斯停留的所有事情吗？您单击“ 发送"，打开“ 已发送"框，以确保它已通过您的好友，然后突然出现，您将其发送给了错误的人。更糟糕的是–布莱恩·杜贝（Bryan Dube）恰好是公司总裁，上周给您发送了一些电子邮件（这就是他作为下拉联系人出现的原因）。
是的，这被称为搞砸了。 p>
相反，在键入朋友姓名的前几个字母后，立即使用一个称为Control-K的专业提示。这将打开“ 检查姓名"工具，并允许您实际从官方联系人列表中选择该人的姓名。
起初这似乎是一个额外的步骤，但是对于那些特别敏感的消息，这是非常重要的额外步骤。它可以让您确认并确保您所写的信息会发送给正确的人。
我个人认为，MailTips是Outlook内置的最伟大的发明之一。 MailTips通过警告您一些事情（例如，您要向其发送电子邮件的收件人是否实际上是一个包含大量收件人的组（这将保护您免受所有答复错误的侵害）），从而保护您免受一连串的问题困扰，无论您是否正在向公司外部的某人发送电子邮件，以及类似的信息提示。
要启用MailTips，只需进入Outlook选项，选择“ Mail "，然后向下滚动直到您会看到“ 邮件提示选项"按钮。
您将在“选项"框中看到MailTips为您完成的所有操作。如果您喜欢所看到的一切，请确认已选择“ 自动显示"，然后单击“确定"。
MailTips确实可以节省时间。收到重要电子邮件后，您会提示您可能要回复该电子邮件。它还会告诉您它是否来自自动将电子邮件转发给您的自动化系统，这对于IT人员来说是一项不错的功能，该IT人员已经从监视计算机系统和服务器的不同脚本中设置了自动转发规则。
仅在Outlook中使用这三个重要的专业工具就可以挽救您的生命，或者至少是您的骄傲。启用它们并使用它们，省去犯下这些常见Outlook错误的麻烦。甚至可以挽救您的职业生涯！
您是否曾经犯过任何令人尴尬的电子邮件错误，而这些错误却可以帮您节省下来？在下面的评论部分中分享您的经验！
图片来源：苦恼的女人，通过Shutterstock
标签: 桌面电子邮件客户端 电子邮件提示 Microsoft Outlook
