Microsoft Word具有许多功能，因此您几乎可以用它生成任何内容。但是，这些功能并不总能带来您所期望的精美，高质量和专业的文档设计。
了解Microsoft Word的所有知识，包括其所有复杂性是一回事以及怪癖和功能-完全了解构成一个出色文档的内容完全是另一回事。
1。保持简单，少即是多
想知道如何使Word文档看起来更好吗？只要保持简单，就可以利用Microsoft Word附带的隐藏功能。让这成为文档中任何设计决策背后的推动力，如果您只想记住本文中的一件事，那就成为本文！
编写文档时，内容应为主要焦点。存在文档格式化准则，以使该内容更易于阅读和消化。消除引入引人注目的元素的诱惑，这些元素只会分散注意力。最大化空白。保持措辞严密，并修改任何冗长的句子或段落。简单而最少的规则。
2。选择上下文相关的字体
您的第一个重要设计决定应该是您要使用哪种字体。传统知识说， serif 字体在打印的文档中更容易阅读，而 sans-serif 字体在数字屏幕上阅读时更好。
衬线字体的好例子包括Garamond，Georgia，Hoefler Text和Palatino，而无衬线字体的好例子包括Arial，Gill Sans，Helvetica和Lucida Sans。如果要避免出现最常见的演示文稿设计错误之一，请跳过Comic Sans。无论您最终使用什么，都应在整个文档中使用相同的字体。如果需要，您可以使用其他字体作为标题。
3。使用标准字体大小和颜色
如果不注意文字外观，就无法学习如何设置Word文档的格式，使其看起来更加专业。大多数商务和学术论文均以 12点字体大小输入，通常结合本文稍后的页面大小，边距和行距准则，可以产生最易读的段落。
某些信息密集的报告有时可能会缩小到10点字体大小，但永远不会小于10点字体大小。您可以使用Microsoft Office的键盘快捷键来加快Microsoft Word中的字体大小调整和其他操作。
通常，最好不要碰到任何与颜色有关的东西，尤其是用于打印文件。您将需要为彩色墨水支付更多的费用，并且如果文档被复印了，彩色墨水也不会转移。对于数字文档，请为重要警告等保留彩色文本。最好强调使用 bolt 和 italic 文本。
4。使用标准页面大小和边距
几乎所有办公室文档都打印为标准8½" x 11" 页面，即美国信函尺寸（在其他地方也称为A4） 210mm x 297mm）。这是唯一保证无论使用哪种打印机都可以使用的尺寸。
对于页边距，大多数样式手册和样式指南都要求在所有面上 1“边距页面的长度，可以产生最佳的行长可读性，并在必要时允许使用书面注释。但是，如果要将文档装订在装订夹中，则可能需要将边距增加到1½" 以容纳环。
5。将段落向左对齐
您可能会倾向于使用合理的对齐方式，因为那是报纸，小说和某些教科书所使用的对齐方式，但这是办公室和学术文档的错误选择。为什么使文件正式化很重要？没有形式，您的文档将变得不可读。
您想要的是文本的左对齐。这样会在段落的右侧产生锯齿状，但会根据您使用的任何字体保持字母间距，这意味着最佳的可读性。否则，您可能会遇到印刷河，这些河分心而且看起来很丑。
6。缩进段落的第一行
段落之间不应有多余的间距，并且段落的第一行应缩进以使每个段落突出。唯一的例外是直接位于节标题之后的段落，可以不缩进，因为周围的上下文清楚表明它是它自己的段落。
一般的经验法则是使缩进大小与字体大小相同。确保使用Word的段落样式功能来处理缩进，而不要使用 Tab 键！
7。在段落之间放置图像
将图像放置在段落中并允许周围的文字在其中流动是可以的，如果您的组织喜欢这样，那就继续吧。但总的来说，它可能会损害可读性，尤其是在数据驱动的报表中。
最安全的选择（尤其是对于图形，图表和表格而言）是在段落之间插入图像和使它们居中对齐。这样，您的图像就不会与周围的文本争抢注意力。
8。选择上下文相关的行距
行距的正确选择（将一行文本与下一行文本分隔开的空白）实际上取决于您要编写哪种类型的文档。
学术论文应首先遵循现有的任何学术风格指南，如果不存在任何风格指南，则应优先选择双倍行距。 商业和办公文档通常采用单行距，以最大程度减少打印时所需的页面数量，但是如果数字文档的间隔在120％至150％之间，则数字文档可能更易于阅读。
文档越长，标题就越重要。您是否愿意阅读一份长达20页的报告，无休止，无休无止？还是将30页的报告组织成适当的部分，小节和标题？我每次都更喜欢后者。
列表也有助于打破文本墙并吸引眼球到重要点。计算一组项目（例如“成功企业家的五个属性"）或提供分步说明时，请使用编号列表。否则，项目列表是可以的。只要确保避免过度使用列表，这会降低Word文档设计的可读性。
10。带有分隔符的单独节
当您想学习如何使报表看起来更专业时，您需要熟悉分隔符。在Microsoft Word中，分节符允许您通过更改方向，列，页眉，页脚，页码等来区分某些页面。分节符有四种形式：
如果文档足够大以至于需要章节，则这是干净格式化它们的最佳方法。每个章节都应带有“下一页"分节符，如果要将其放在活页夹中，则应具有“偶数页"或“奇数页"分节符。
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