很多因素都会影响电子邮件效率-不仅是编写电子邮件，还包括设置收件箱，管理电子邮件，知道何时检查电子邮件等。提高电子邮件效率意味着提高生产率，这最终意味着在更少的时间内完成所有工作。正是我们想要的。
注意：成为电子邮件专家的一个方面是保持安全。在开始此处之前，请阅读以下7个重要的电子邮件安全提示。失去对您的电子邮件帐户的访问权限可能非常有害。
计划“电子邮件检查"时间
收件箱特别活跃的用户最大的错误之一就是他们会使其Gmail，Thunderbird或Postbox保持24/7开启并在后台运行。另一个错误是使用通知插件或功能，无论电子邮件多么微不足道，它都会在电子邮件到达时立即提醒您。
不可否认的事实：频繁检查电子邮件意味着您可以专注于另一项任务。不可否认的事实：如果您确实设法建立焦点，通知将立即中断它。
因此，您应该将收件箱视为一项活动，就像其他活动一样。不要让它成为您生活中的“永远在线"方面。而是安排一些时间段（可能一天一次，一天三次），在此检查收件箱，执行所需的所有操作，然后将其关闭。习惯可能要花一些时间，但是，请相信我，您的生产力将会飞涨。
消除多余的东西
打开收件箱时，您要做的第一件事就是快速略过并删除所有似乎不重要的电子邮件。想像自己是一位雕刻家，用大量的新鲜大理石雕刻。在开始进行实际工作之前，您需要大刀阔斧地处理掉多余的东西。
想象一下，签入并找到350封电子邮件等待响应。只需五分钟-是的，真的！ –浏览并单击不重要的电子邮件旁边的复选框。阅读完大部分内容后，请单击“删除"以删除所有已检查的电子邮件。现在您只需要回复50，这对心理有很大的帮助。
立即阅读并回复
您是否经常打开电子邮件，看到需要做些什么，但是再待一天？这可能是一个危险的习惯。如果您忘记了该怎么办？如果您以某种方式丢失电子邮件该怎么办？如果您需要比您认为的更快地响应，该怎么办？
更好地立即完成所有操作。它阻止了“我仍然需要答复该电子邮件"的念头，这些念头会一直困扰着您，直到您最终了解它为止。它减少了您忘记重要电子邮件的机会。它使您的客户，朋友和业务联系人保持快乐，因为您按时准时答复。另外，您的工作量很大。
收件箱干净整洁，收件箱空旷而又不需回信，您可以更轻松地实现早点仅在计划的时间检查电子邮件。如果您真的不想立即阅读和回复，则至少要查看电子邮件提醒插件。
罐头回应
罐头回应是令人惊叹的功能已成为所有顶级电子邮件服务和客户端的标准配置。基本上，罐头答复是一种模板答复，您可以提前构建并单击即可使用。当您发现自己一遍又一遍地键入相同的答复时（例如，当人们经常发送有关特定主题的问题时），这些功能非常有用。
您可以通过在Gmail的“实验室"部分中进行切换来启用罐装回复设置。 Yaara撰写了有关如何开始使用Gmail中的罐头响应的说明性文章。
保持简短简介
减少电子邮件浪费时间的最佳方法是：花更少的时间写答复。当然，不要通过写简短的回复来牺牲适当的业务或个人礼节，但是您也不必为发送的每封电子邮件撰写5-10段。电子邮件不如传统信件那么正式！
识别您想传达的主要信息，然后尝试以最多一到三段的形式将其发送给收件人。您知道如何在这么多电子邮件中苦苦搜寻吗？好吧，接收者可能正面临着同样的问题。缩短电子邮件不仅可以节省您的时间，还可以节省他们的时间，他们将不胜感激。
使用过滤器进行组织
利用过滤器的强大功能可以彻底改变您的电子邮件工作流程。本质上，过滤器会查看每封传入的电子邮件，如果符合过滤器的条件，则会对其执行操作。该操作可能是将电子邮件移动到特定文件夹或设置特定标签。过滤器的条件可以包括发件人，电子邮件的主题，正文内容等。
过滤器是使收件箱井井有条的绝佳方法。您是否从零售连锁店收到大量新闻通讯，社交媒体通知或电子账单？筛选器可以使这些电子邮件与收件箱分开，从而大大减少了您需要遍历的电子邮件数量。另外，您不太可能会意外删除其中之一。
查看Craig关于如何设置和使用Gmail过滤器的文章。
结论
电子邮件是一种简单的技术，但是可以使用高级方法。成为电子邮件专业人士最重要的是确定您大部分时间都花在了哪里，并找到减少时间的方法。希望上面概述的技巧以及我们前面介绍的其他一些电子邮件效率技巧可以帮助您了解时间在哪里以及如何解决这种效率低下的问题。
您呢？您是否有任何技巧或例行程序可用来最大化电子邮件效率？请在评论中分享它们！
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