您是否在工作中收到过会议要求并且只是挠头？您想知道会议的确切内容，将要讨论的内容，甚至可能是为什么邀请您。您会看到其他被邀请者希望得到提示，但仍然毫无头绪。
有人说，如果收到模糊的会议邀请，则应拒绝。现在，无论您是否同意，如果您是协调员，是否值得冒险，因为挠头挠头者会感到困惑，所以挠头挠头者会因此而退缩？
有了一点先见之明和正确的工具，您可以确保您的会议目标明确，并减少由于会议要求不明确而导致与会者减少的风险。
提前5周计划
随意发送会议之前请求，可以通过使用谁，什么，何时，何地以及为什么来进行思考。
很多时候，人们发送的会议邀请包括太多的参与者或错误的参与者。您是否会提前做腿部动作来回答以下问题：
不要因为您不确定而随意地邀请部门中的所有人。
这是您计划中最重要的部分。考虑会议的确切内容，目标是什么以及预期的结果是什么。如果您不能自己确定会议的重点，那可能为时过早。
如果您在小型办公室环境中工作，这似乎并不重要。但是对于较大的公司或较大的会议，这是必不可少的。您是否有远程与会者，他们是否位于不同的时区，并且他们的工作时间与其他人的工作时间相同？
请确保您选择一个所有人都可以访问的时间。 p>
如果您有场外与会者，这在计划会议时也很关键。是否需要电话会议？是否应该计划召开网络会议？还是只需要预订一间会议室？一定要事先考虑一下，以容纳您希望参加的会议。
这与What问题一样重要。 为什么需要开会？没有一小撮人就能解决目标吗？稍作研究就能找到答案吗？此时您是否有足够的信息来召开会议？
请记住，会议占用了所有参与人员的职责。您要做的最后一件事是浪费与会者的时间。
创建会议议程
现在您已经回答了五个W，请使用它们来处理会议邀请并议程。是的，出于各种原因，会议议程几乎总是必需的。
会议议程使与会人员可以：
创建议程的最佳方法是从模板开始。这不仅可以节省您的时间，而且已经包含了所需的轮廓。这只是会议议程模板的一些选项，您可以签出Microsoft Word。它们足够灵活，适合任何会议类型或大小。
此议程模板非常有用，因为它包括格式良好的会议记录模板。一次下载即可获得两者。通过一个漂亮的表格布局，每个人都可以清楚地看到目标，与会者列表和主题议程。另一个有用的部分显示了与会者应该带给会议的内容，这通常是被遗忘的部分。
下一个议程模板也是一个不错的选择。与其他项目一样，您可以轻松查看目标，议程主题和任何先前的操作项目。但是它还包括您可以在会议期间记下的新操作项目的区域，以及可以记录笔记的地方。
这里还有一个模板可以使您清楚而清晰地看到。像所示的第一个一样，它具有基本的表格式，并带有易于阅读的部分。另外，它还为与会者提供了应带给会议的区域。
确定了会议议程模板之后，切实有效地完成会议议程很重要。要清楚，准确，并尽最大努力使一切都没有解释的余地。与会者部分是最简单的部分，但其他部分必须很好地沟通。
会议目标
这应该是简单的一到两个句子（在最多）的会议目标。这来自上面的 What 问题，您会问自己。例如，假设您的会议是针对新网站的三个用户界面布局选项。
您的目标应该准确地说明这一点，而不是像“谈论新网站"那样。后者含糊不清，没有确定要讨论的网站部分，并且通常不清楚。
会议议程主题
在这里，您将列出每个主题您打算讨论的部分。同样，必须清楚一点，以便希望解决某个主题的人可以准备。
如果期望Web开发人员Bill提供优点，缺点和三种布局，请使用上面的示例。选项，这样说。不要简单地说：谈论布局。 Bill会知道您想讨论什么吗？如果您声明，他会的。
要携带的物品
如果您希望参与者提供信息，资料，图片或其他任何内容，使用此部分。不要仅仅因为参加者出现而假定他们会提供您希望的东西。
在Bill的例子中，您很清楚议程主题，这很完美。但是，为确保他带来每种布局的优缺点列表以及这些布局的图片，请将其添加到议程的适当部分。
提前提供项目
如果可能，在发送会议议程时将其附加到会议请求上。这样可以使您的与会者在会议时间到来时方便使用，并让他们确切地知道期望什么。如果您安排了最后一刻的会议，这一点尤为重要。
如果提前发送会议请求，您可能希望等待议程。它可能正在进行中，或者您可能正在等待进一步的细节。在这种情况下，只需确保包括会议目的，主题的简要摘要以及提出请求的初步项目。
然后，声明正式议程将在<强烈的“ X" 日期，该日期应至少为会议开始前的三天。如果可以的话，打印议程副本并将其带到会议上也是一个聪明的主意。似乎总是有一个参与者忘记了他们的会议。
准备捕获会议记录
如果您到目前为止已经遵循了这个蓝图，那么您的会议已经有了一个很好的开始。但是，您还必须事先做一件事。准备捕获会议记录。
再次使用模板是理想的选择。如果您希望手写或在数字设备上使用它们（如果适用），则可以打印这些Microsoft Word模板选项。
您可以在Microsoft Word中找到此模板，这是一个了不起的选择，因为它在每个Word上都会扩展议程主题。对于每个项目，您都可以包括有关每个主题的讨论点，结论，行动项，负责方和截止日期的注释。
如果您希望使用不详细讨论点的会议记录模板，这是一个可靠的选择。您可以列出实际讨论过的议程项目，由谁进行讨论以及持续多长时间。然后，您可以记下已做出的决定以及与责任方和到期日的新操作项。
我们都有一种在会议中做笔记的方式。但是，如果您是协调员，则绝对必须记下明确的笔记。没有什么比写下笔记只是更糟糕的事了，以后再看一下才知道是什么意思。
在会议期间尽可能多地捕捉，然后在休会前进行审查。您应该查看讨论的内容，已决定的内容，最重要的是，新的操作项目。简短地与您的参与者一起大声地讨论一下，作为对您以及他们的评价。如果有任何遗漏或错误，最好在每个人离开房间之前先找出原因。
走走见面
虽然可能没有确切或肯定完美的方法来确保召开有效的会议，此蓝图可以助您一臂之力。尽早做好准备为自己准备好和与会者的方法。
您有什么计划会议的提示？您作为协调员有什么帮助的方法？在下面的评论中让我们知道您的建议！
