待办事项清单是我们永无止境地寻求提高工作效率的基础工具。维护最佳，最有效的待办事项清单的应用程序，策略，理论和方法不计其数。
但是我们会误会吗？待办事项清单会阻碍我们前进吗？许多高生产率的人说是。他们对如何在不使用待办事项列表的情况下提高工作效率提出了一些有趣的想法。
为什么待办事项列表会适得其反
任务列表肯定有好处-如果没有，我们将不会首先使用它们。但是它们也有一些严重的缺点。
例如，待办事项列表可能成为拖延的主要工具。您是否曾经决定坐下来整理清单，而不是开始执行清单上的任务？我当然有-并且多次。当我们在处理列表而不是实际工作时，我们会感觉自己正在富有成效。
另一方面，待办事项列表使我们觉得自己做不到足够的工作。您上次检查清单中所有项目的时间是什么时候？我想我在过去三，四年中做过一次。即使您做发现如何提高工作效率，您也永远不会感到自己成功。
我们从不检查清单上所有内容的原因之一是待办事项列表没有考虑时间。除非您保留非常详细的清单，否则一个10小时的项目看上去将与10分钟的项目完全相同。如果您取消了许多仅花几分钟时间的不重要的小任务，那么您的工作效率就会很高。
所有这些选择似乎都很不错，因为您总是拥有某物您可以继续工作，但是待办事项清单让我们不知所措。如果您的清单上有47件事，您的大脑就会开始反击。它变得不知所措，负面情绪开始浮出水面。然后您会瘫痪，最终没有完成任何事情。
当然，许多人发现待办事项列表可以帮助他们提高工作效率。找到适合自己生活的完美生产力系统是弄清楚一天如何完成更多工作的第一步。
但是我鼓励您考虑通过对日常工作效率进行以下更改来考虑如何提高工作效率。
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生活在日历中
Daniel Markowitz在《哈佛商业评论》的一篇文章中，提出了他称之为“生活在日历中"的任务列表的替代方案。这个想法很简单：承担您的任务请从列表中删除，估计它们需要多长时间，然后将其移动到日历中。
计划任务-不仅将日历用作待办事项列表-很多好处。许多人发现，实际上看到专用于特定活动的时间使他们更有可能执行这些任务并保持专注。其他人则报告说，这使他们避免一天中安排太多时间。富有成效的。您认为有多少人使用待办事项清单？不是一个。但是其中许多人生活在他们的日历中。
我们已经讨论了过去的时间限制，而这正是我们在这里谈论的内容。设置特定时间来执行特定任务，并遵守时间表。
遵循两分钟规则
待办事项列表如此填写的原因之一很快，我们经常将大量的小任务放在那儿。那时候事情开始变得不堪重负，我们感到压力很大。解决此问题的最佳方法之一是遵循两分钟规则。如果任务需要不到两分钟的时间，请不要将其放在列表中-只需执行即可。
这将使您的列表中的项目数量惊人。激活您的信用卡，退回该电子邮件，起身伸展一下，两分钟之内您会做很多事情。这直接意味着将项目从列表中删除。最终，您可能会发现根本不需要列表！
关注习惯的发展
您了解需要完成的大事情。这些小东西会填满您的工作清单，并习惯于拖延更重要的事情。诸如“打扫房屋"，“购买食品杂货"和“管理电子邮件"之类的内容经常出现在您的清单上几天，反复嘲弄您。
这是习惯派上用场的地方。
养成每天下班前每天30分钟管理收件箱的习惯。或马上早上。下班后的特定日子开始购物。在一周的某一天回电话。
您可以养成习惯。当您养成更多的习惯后，就可以从待办事项列表中删除更多的东西。最终，您将只遇到大问题，那是时间限制和日历真正开始发挥积极作用的时候。
自动执行和委派小任务
再次，这些小事情会填满您的清单，并让您感到压力大。自动化可以大大帮助解决这个问题。您可以使财务自动化，因此您几乎不需要做任何事情-这样可以节省大量时间。您还可以自动执行后续电子邮件，具体取决于您发送的电子邮件数量，这可以每周节省您的时间。
使用IFTTT或Zapier，您可以使几乎任何数字任务自动化。智能家居技术可让您自动化房屋周围的一切。您还可以使用Arduino来使您的房屋自动化。
当您无法自动化某些东西时，请考虑将其委托给其他人。很难寻求帮助，但可以为您的生活带来很大的改变。您可以在家中委派：向您的配偶或孩子寻求房屋周围的帮助。或在工作中：请位置更好的人来完成一项任务，以接管您的工作。您甚至可以在朋友之间进行委派：让其他人计划下一次聚会以节省您一些时间。
如果您周围没有可以执行任务的人，请考虑雇用一名助手。虚拟助手（VA）相对便宜，尤其是如果您每周只雇用几个小时，并且可以为您处理许多重复性任务。如果您正在寻找提高生产力的方法，那么VA很难被击败。
启动自动化和委派并运行它需要花费一些时间，但是一旦您这样做，您会惊讶于如何许多不需要再放在列表中的东西。
或更改列表的制作方式
如果您计划好一切，请执行两分钟规则，改善习惯并查找自动化和委派的方式，您很有可能不再需要待办事项清单。不过，如果您还没有准备好跳伞，请考虑更改待办事项列表的方式。
我最喜欢的方法是采用三项待办事项列表。听起来确实是这样：您只在上面放了三件事。
当您知道自己仅限于三件事时，只会把一天中最重要的任务记在纸上。这样可以鼓励您专注于大问题，而让较小的问题稍后解决。
这并非易事。但我强烈建议您试一试。减少列表上的项目数可以使您感到很自由。
杀死您的待办事项列表，提高工作效率
如果您想获得更多建议富有成效的生活，您可能会对我的建议感到惊讶，因为我提出要寻找待办事项清单的替代方案。它与您之前阅读过的许多建议背道而驰。感觉真的很奇怪。
有一些令人信服的证据表明这是一个很好的方法。寻找如何提高生产力的过程永无止境。但是摆脱您的待办事项清单是一个不错的下一步。
您是否还在使用待办事项清单？还是您使用日历？您如何保持生产力？在下面的评论中分享您的想法！
