使用80/20时间管理规则确定任务的优先级

您如何最大限度地利用时间?您是否使用时间管理应用程序?您会提前计划并保持进度吗?还是您优先处理任务?如果您尝试了这些方法,但仍然无法有效利用时间,那么也许您需要进行更改。

80/20规则是时间管理的另一种选择,只需稍作调整,它可能只是是您的理想解决方案。

80/20规则到底是什么?

80/20规则也称为帕累托原理。这个概念起源于意大利经济学家帕尔托(Vilfredo Pareto)。他注意到该国80%的土地仅由20%的人口拥有。这就促使帕累托进一步研究了这种失衡及其与其他领域的关系。

几年后,一位名叫约瑟夫·朱兰(Joseph Juran)的顾问将这一概念应用于商业,并将其称为帕累托原理。在线上来自《经济学人》:

Juran将原理扩展到了质量控制,例如,指出生产中的大多数缺陷是所有缺陷的一小部分原因造成的,他将其描述为“

根据Investopedia,这意味着:

  • 80%的销量来自该产品线中的20种产品。
  • 公司收入的80%来自其20%的客户。
  • 公司生产的80%来自其20%的员工。
  • 时间管理是最常见的使用帕累托(Pareto)原理,因为大多数人倾向于分散时间而不是专注于最重要的任务。

    牢记所有这些,将原理与时间管理联系起来意味着80%您的输出可能仅占您时间的20%。现在的问题是,您如何做到这一点?这是您可以做的四件事。

    经常评估您的任务

    如果80%的结果来自20%的努力,则可以推断80%的影响将来自您20%的任务。因此,请确定要完成的任务中有20%会产生您寻求的结果的80%。

    在查看任务时,问自己以下问题:

  • 每个任务在我的清单上
  • 被标记为紧急任务吗?
  • 任务清单是否属于我的权限范围?还是属于其他任务?
  • 我在某些类型的任务上花了太多时间吗?
  • 是否有我应该委派的任务?
  • 所有这些任务对总体结果是否真的必要?
  • 不断评估您的目标

    您的目标和任务可能会交织在一起,但并非总是如此。有些可能是完全分开的。因此,请考虑一下您的目标以及实现这些目标所需的活动。请记住,只有20%的必要活动才能实现80%的目标。

    在这里,再次进行盘点,看看哪些20%的活动使您更接近大部分目标。查看以下几个示例,看看是否可以与您联系:

  • 如果我今天工作到很晚(20%的活动),我可以完成任务清单上的项目,让老板开心,然后明天休息( 80%的目标)。
  • 如果我今天在办公桌前吃沙拉做午餐(活动占20%),我就可以完成这项任务,赶上最后期限,并更加接近减肥目标(达到80%的目标)。
  • 如果我安排例行会议(进行20%的活动),我可以增加团队沟通,拥有更成功的项目并成为更好的领导者(达到80%的目标)。
  • 确定黄金时段

    每个人在一天中都有特定的时间,这是他们生产力最高的时间。您可能会在上午9点到上午11点之间尽力而为。或者,您可能会在下午3点至下午5点之间完成更多工作。您什么时候感觉到最有活力,专注和最有生产力?

    确定您的黄金时间是什么,并用它来解决您确定的20%的任务和目标。这将确保您将一天中最有成效的时间用于获得最佳结果所需的任务和活动上。

    识别并消除干扰因素

    您是否每天都去办公室或在家工作,无处不在。这些令人讨厌的中断很少会导致失去焦点,延迟任务以及您的生产率整体下降。

    使用80/20规则概念,FreshBooks推测:

    80%您的注意力分散来自20%的来源。

    要接受这些干扰并消除它们,您必须首先识别它们。您的列表可能看起来像这样:

  • 一连串的电子邮件
  • 打来的电话
  • 计划外的访客
  • 渴或饥饿
  • 社交媒体通知
  • 获得干扰列表后,请对其进行检查,看看哪些干扰对您的干扰最大。您可能会发现,问题的主要部分(占80%)只有两个或三个(占20%)。然后合并消除这些干扰的方法。以下是一些建议:

  • 阻止特定时间处理电子邮件。
  • 让非紧急呼叫转到语音邮件。
  • 关上办公室的门。
  • 方便地喝点饮料和点心。
  • 在工作期间远离社交媒体。
  • 使用计时器应用来安排工作时间和休息时间。
  • 您尝试过80/20规则吗?

    帕累托原理可能会在某些行业和用途中取得成功,但是它对您有用吗?如果您成功地尝试了80/20规则,是否继续使用它?相反,如果您给这个概念一个否定的结果,您知道出了什么问题吗?

    还在努力吗?采取这些在线生产力习惯来简化您的工作,并查看这些时间跟踪软件和应用程序选项。

    标签: 任务管理 时间管理